Conditions générales de ventes

Version 2023/02/24

Les présentes conditions générales de vente régissent la relation entre Reconcil.io (le “Prestataire”) et son client (le “Client”). Sauf exigence contraire du contexte donné, la forme au singulier inclut également le pluriel, et tous les termes masculins désignant des personnes désignent des personnes des deux sexes.

1. Définitions

Client désigne le client du Prestataire.

Conditions Générales désigne les présentes conditions générales de vente.

Jour Ouvrable désigne tous les jours de la semaine, à l’exception des samedis, dimanches et jours fériés légaux belge et malgache.

Législation relative à la protection des données désigne le règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (ci-après le « RGPD »), ainsi que les dispositions légales nationales prises en exécution du RGPD.

Livrable désigne le résultat des Services.

Prestataire désigne

Reconcil.io
Pegasus Cube SRL
Avenue du derby 30 (bte 16)
1050 Bruxelles
BE 0730.975.172
info@reconcil.io

Services désigne les services prestés par le Prestataire et tel que défini dans le Contrat entre le Prestataire et le Client.

2.Champ d’application

Les présentes Conditions Générales s’appliquent à tous les Services pour lesquels le Client s’adresse au Prestataire.

3.Services

Répondant à une obligation de moyens, le Prestataire s’engage, dans la mesure du raisonnable, à appliquer tous les soins et capacités dans le cadre de la prestation des Services et de l’établissement des Livrables éventuels.

Pour tous les aspects non compris dans les Services, il appartient au Client de prendre conseil auprès d’un expert indépendant. Les Services sont exclusivement prestés pour le Client aux seules fins décrites dans le Contrat.

Les Services sont prestés uniquement les Jours Ouvrables. Tout délai signifié au Client concernant la réalisation et livraison des Livrables se compte uniquement en Jours Ouvrables sauf si les Parties s’accordent autrement. Dans ce cas, si le délai se termine hors Jours Ouvrables, le Livrable sera dû le Jour Ouvrable suivant.

4.Livrables

Le Client peut uniquement se baser sur la version écrite définitive des Livrables. Il ne se basera en aucun cas sur les avis exprimés oralement, les Livrables non définitifs ni sur d’autres informations. À la demande du Client, le Prestataire confirmera les avis exprimés oralement dans un Livrable écrit et final sur lequel le Client pourra alors se fonder.

Dès la réception de tout Livrable, le Client s’engage à émettre par email toutes réserves dans le cas où le Client ne serait pas satisfait dans les quinze (15) jours de la réception du Livrable maximum.

Le Client n’est pas autorisé à divulguer les Livrables, ni à faire référence au contenu des Livrables ou aux constats obtenus dans le cadre des Services, sauf (i) dans les cas prévus au Contrat (ii) avec le consentement écrit et préalable du Prestataire (par exemple via une procédure de travail écrite) (iii) dans la mesure requise par les dispositions légales et réglementaires ou (iv) aux employés, directeurs, conseils juridiques, experts, ou tout autre personne travaillant pour le compte du Client, pour autant que celui-ci s’assure de l’accord des parties destinataires sur les points suivants :

les Services et Livrables à fournir ne sont pas destinés à leur usage ni à leur profit;
le Prestataire décline toute responsabilité et obligation à leur égard, ;
toute divulgation des Services et Livrables leur est interdite.

Le Client accepte de répondre envers le Prestataire et les sous-traitants du Prestataire, de tout dommage résultant du non-respect de la présente clause par lui-même ou par l’une des parties destinataires susvisées, comme s’il était lui-même l’auteur de cette violation, sauf si la partie a signé une lettre de décharge fournie par le Prestataire.

Dans des circonstances exceptionnelles, et après en avoir notifié le Client, le Prestataire pourra décider de modifier ou de retirer un Livrable lorsque, conformément à son jugement professionnel, cela s’avérerait nécessaire. Ce droit de modification ou de retrait s’appliquera également à tout moment lorsque des omissions ou des inexactitudes dans le Livrable, susceptibles d’avoir une incidence sur son contenu, viendraient à être découvertes par la suite. Lorsqu’il aura été amendé ou retiré, le Livrable original ne pourra plus être utilisé par le Client. Si le Client a déjà utilisé le Livrable à l’égard de tiers, le Client communiquera la modification ou le retrait du Livrable à ces mêmes tiers sous les mêmes formes utilisées pour la distribution du Livrable original.

5.Responsabilité

Compte tenu de la nature du Service fourni, le Prestataire assume uniquement une obligation de moyens dans l’exécution du Service ou dans celui de son/ses sous-traitant(s). Le Prestataire fournit les Services conformément aux règles de l’art, en respectant le soin et la diligence requise de tout prestataire de services assurant un service similaire sans assumer d’obligation de résultat.

Le Prestataire ne saurait être tenu responsable des conséquences dommageables résultant de la mauvaise exécution, de l’inexécution ou de l’exécution partielle de ses obligations au titre des présentes Conditions Générales qu’en cas de faute lourde ou intentionnelle.

Pour l’exécution des Services, le Prestataire est dépendant du respect, par le Client, des obligations qui incombent à celui-ci en vertu du Contrat. Le Prestataire décline toute responsabilité quant aux préjudices causés par le manquement du Client à ses obligations.

Le Prestataire décline expressément toute responsabilité de fait et de droit ainsi que toute obligation de diligence en rapport avec les Services envers d’autres personnes que le Client. Le Client s’engage à rembourser au Prestataire et aux sous-traitants du Prestataire, les débours (en ce compris les frais de justice) occasionnés par d’éventuelles réclamations de tiers (notamment les conseils juridiques du Client) en rapport avec les Services.

Le Prestataire prestera les Services dans le respect de la législation et de la réglementation pertinentes en vigueur pendant l’exécution du Contrat. Le Prestataire n’a aucune obligation (i) de faire en sorte que les Services ont été exécutés conformément aux lois d’un Etat étranger; (ii) de signaler qu’au cours de la période couverte par le Contrat, le Client ne s’est pas conformé à toutes les exigences légales et réglementaires qui lui sont applicables, notamment en matière de droit civil, de droit des sociétés, de droit commercial, de droit fiscal, de droit social et du droit de la concurrence, sauf lorsque le droit belge impose spécifiquement de faire rapport à ce sujet; (iii) de faire en sorte qu’au cours de la période couverte par le Contrat, le Client a tiré tout avantage d’aides à l’investissement, de subsides, de primes diverses ou d’autres avantages ou opportunités offerts par toute loi ou réglementation quelconque.

Sauf convention contraire, Le Prestataire n’assumera aucune responsabilité par rapport aux informations transmises par le Client. Le Prestataire ne vérifiera pas l’exactitude, ni le caractère complet des informations transmises par le Client ; de même, le Prestataire ne vérifiera pas la fiabilité des actes, des contrats, des inventaires, des factures ou de tout autre document de preuve que le Client aurait confiés ou transmis au Prestataire.

Le Prestataire décline toute responsabilité quant (i) aux pertes ou compromissions de données imputables aux système du Client, (ii) aux pertes de bénéfices, de fonds commercial, d’occasions d’affaires, d’économies ou d’avantages prévus ou (iii) aux dommages indirects, consécutifs, punitifs, exemplaires ou spéciaux.

En tout état de cause, le Prestataire ne saurait engager sa responsabilité en cas de conséquences dommageables résultant de la mauvaise exécution, de l’inexécution ou de l’exécution partielle de ses obligations résultant de circonstances anormales et imprévisibles échappant au contrôle du Prestataire, telles que par exemple des interruptions ou l’indisponibilité des systèmes de télécommunications ou plus généralement des services du Prestataire (par exemple pour cause d’incendie ou sinistres similaires, coupures électriques, coupures internet, défaillance des systèmes informatiques ou attaque à l’encontre des systèmes du Prestataire).

Le Prestataire ne saurait être tenu responsable des dommages causés par des événements d’ordre politique, juridique ou économique ou pour toute autre raison échappant au contrôle raisonnable du Prestataire qui sont de nature à interrompre, désorganiser ou perturber, totalement ou partiellement, les services du Prestataire ou ceux de ses sous-traitants même si ces événements ne sont pas des cas de force majeure tels que des interruptions du système de télécommunications, une panne électrique, la défaillance des services de communication, des réseaux ou du matériel informatique, un virus ou un malware, le piratage informatique ou toute autre violation des systèmes, ou événements similaires. Le Prestataire décline toute responsabilité à l’égard des dommages résultant de dispositions légales, de mesures déclarées ou imminentes prises par les pouvoirs publics ou des tribunaux, d’actes de guerre, du terrorisme, de révolutions, de guerres et conflits civils, de catastrophes naturelles, de faits du prince, de cas de force majeure, d’actes de sabotage, de grèves, de lock-outs, de boycotts, de piquets de grève et autres actions similaires, indépendamment du fait que le Prestataire soit elle-même partie au conflit ou que ses fonctions n’en soient que partiellement affectées.

En aucun cas la responsabilité du Prestataire ne dépassera le montant des pertes, indemnisations ou responsabilités subies ou encourues par le Client directement et exclusivement causés par le Prestataire en rapport avec les Services donnant lieu à une réclamation dans le cadre du Contrat et dans tous les cas, l’indemnisation du Prestataire ne pourra dépasser un montant de 7500 €.

6.Responsabilité du Client

Le Client communiquera au Prestataire des informations exactes et complètes en temps utile et dans les formats requis. Il veillera à obtenir les droits, consentements et autorisations nécessaires pour pouvoir divulguer au Prestataire les informations, documents, logiciels ou équipements tiers en rapport avec le Contrat.

Le Client respecte tous les règlements et lois internationaux, nationaux, régionaux et locaux applicables et tous les règlements Internet, politiques et procédures du Prestataire de services. Le Client s’engage à ne pas utiliser les Services du Prestataire à des fins illégales ou de quelque autre façon répréhensible que ce soit, ni de manière illégale, frauduleuse ou préjudiciable pour le Prestataire de services ou des tiers. Le Client ne peut pas traiter de contenu qui, d’une quelconque manière, est illégal, provocant, outrageant, illégitime, menaçant ou préjudiciable ou qui, de toute autre façon, est répréhensible ; qu’il n’est pas en droit de traiter conformément à toute loi ou en raison de relations contractuelles ou fiduciaires ; qui constitue une violation des droits d’une tierce partie, notamment, mais sans s’y limiter, des droits de propriété intellectuelle et du secret d’affaires.

7.Communications

Sauf stipulation contraire dans les Conditions Générales ou dans le Contrat, le Prestataire et le Client peuvent communiquer concernant le Service par tout moyen de communication convenu entre eux. Afin de faciliter la communication et d’accélérer le traitement de toute demande, le Client devra s’assurer de la bonne réception de sa demande par le Prestataire de services.

Le Client reconnaît et comprend que l’utilisation de moyens de communication non sécurisés (tel que par exemple l’utilisation de lignes téléphoniques, d’e-mails non cryptés, fax, SMS …) l’expose à des risques substantiels (falsification de documents par des procédés photomécaniques, transmission incomplète, composition d’un faux numéro, risque que le message soit lu et utilisé à mauvais escient par des tiers non autorisés qui ne peuvent pas être détectés, etc.).

Le Prestataire n’accepte aucune responsabilité au titre des risques, des préjudices pouvant être subis par le Client ou des dommages de toute nature résultant des moyens de communication.

8.Confidentialité

Le Prestataire et le Client seront amenés à utiliser des informations confidentielles en rapport avec les Services ou obtenues dans le cadre des Services. La partie destinataire s’engage à ne pas divulguer ces informations, sauf (i) dans les cas prévus au Contrat, (ii) dans la mesure requise pour l’exécution des Services ou des obligations découlant du Contrat (iii) dans la mesure requise par la partie qui transmet lesdites informations ou (iv) dans la mesure requise par les dispositions légales. Le Prestataire est autorisé à communiquer les informations confidentielles à des sous-traitants, dans la mesure où ils sont tenus à des obligations de confidentialité.

Ne sont pas considérées comme des informations confidentielles les informations qui (i) sont ou deviennent notoirement connues, sans qu’elles aient été divulguées par le Prestataire; (ii) étaient déjà connues du Prestataire avant leur divulgation; (iii) ont été développées indépendamment par le Prestataire de services.

Les Parties restent tenues par les deux obligations précitées, peu importe le sort du contrat.

9.Propriété intellectuelle

Le Prestataire est et demeure propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur les documents préexistants du Prestataire, ainsi que tout logiciel, fichiers, compétences, connaissance techniques, procédés, processus, procédures, méthodes, innovations et autres que le Prestataire a créés ou inventés (le “Matériel”), les Livrables et les autres produits qu’il a développés dans le cadre de la prestation des Services. Le Client dispose toutefois d’une licence d’utilisation, non exclusive et non cessible, sur les Livrables eux-mêmes pour ses propres besoins internes. En aucun cas, le Client ne dispose d’une quelconque licence d’utilisation sur le Matériel.

Le Client est et demeure propriétaire de tous droit de propriété intellectuelle sur les données, fichiers et documents couverts par de tels droits transmis ou mis à la disposition du Prestataire dans le cadre de l’exécution du contrat.

10.Protection des données à caractère personnel

En cas de traitement de données à caractère personnel dans le cadre des Services, Le Prestataire et le Client s’engagent à respecter l’ensemble de la Législation relative à la protection des données. Tous les termes commençant par une majuscule non définis dans le présent article ont la signification que leur confère la Législation relative à la protection des données. Aucune disposition de l’article 10 n’induit le Prestataire à un comportement non conforme aux règles de la profession ni aux autres obligations professionnelles de secret et de confidentialité.

Dans le cadre de ses Services, le Prestataire collecte et traite les Données à caractère personnel (telles que le nom, prénom, adresse, etc…) du Client et/ou des salariés, administrateurs, agents, représentants, clients du Client et/ou d’autres Personnes concernées (les « Données ») en qualité de Responsable du traitement.

Les finalités du traitement de ces Données en tant que Responsable du traitement peuvent être décrites comme suit:

La prestation du Service ;
les besoins des échanges relatifs aux Services ;
répondre aux exigences légales ou réglementaires applicables ;
pour toute finalité administrative ;
la gestion comptable et financière, y compris la facturation des Services ;
la gestion de la relation d’affaires, y inclus: (i) l’envoi d’informations ou de renseignements sur des services susceptibles d’intéresser le Client; (ii) l’envoi d’un message afin de recueillir l’avis du Client sur les Services; ou (iii) prise de contact pour d’autres finalités professionnelles ou commerciales en lien avec les activités du Client;
l’administration et le support des outils informatiques utilisés dans le cadre des activités du Prestataire ;
l’hébergement et la maintenance de ces outils informatiques ;
aux services professionnels qui peuvent être fournis au Prestataire par ses propres experts ou conseils, tels que des avocats, comptables ou consultants;
la protection des droits du Prestataire et ceux de ses clients ;
la lutte contre la violation de données personnelles, par la mise en place d’outils visant à détecter, prévenir et se prémunir contre toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

Le fondement du traitement de ces Données en tant que Responsable du traitement trouve sa base dans l’intérêt légitime du Prestataire à fournir au Client un Service efficace, conforme aux obligations contractuelles du Prestataire et du Client et à mettre en place tous les éléments nécessaires à la bonne organisation du Service. Également, le traitement des Données permet au Prestataire de défendre ses droits ou les droits de ses clients conformément aux dispositions légales applicables.

Dans le cadre des Services, le Prestataire peut être amené à transférer les Données vers ses sous-traitants ou ses prestataires de services (les “Destinataires”) localisés notamment à Madagascar ou aux Etats-Unis. Certains Destinataires des Données peuvent résider dans un pays autre qu’un Etat-Membre de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen, dont les lois et règlements ne fournissent pas le même niveau de protection à l’égard des données personnelles. Dans ces situations, le Prestataire s’assure que les mesures de protection mises en place pour protéger les Données sont conformes aux obligations légales en vigueur au sein de l’Union Européenne et met en place les garanties appropriées afin de sécuriser le transfert de données, tels que la mise en place de Règles d’entreprise contraignante (BCR), la conclusion d’un contrat de transfert de données avec le destinataire incluant les clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne aux fins de transfert des données personnelles à des pays tiers. Le Client est responsable d’en informer les personnes concernées par ce traitement de Données et le Prestataire ne peut être aucunement tenu responsable à l’égard des tiers pour tout manquement concernant ce traitement de données.

Les Données peuvent être conservées pendant toute la relation contractuelle entre le Prestataire et le Client et seront supprimées au plus tard cinq (5) ans après la fin de la relation contractuelle, sauf dispositions légales ou règlementaires contraires ou en cas de litige ou à la demande du Client.

Par rapports à ses Données, le Client peut:

Obtenir la confirmation du traitement des Données faites par le Prestataire et obtenir une copie des données personnelles du Client traitées par le Prestataire ;
Demander au Prestataire une mise à jour des données personnelles détenues ou de corriger des données personnelles erronées ou incomplètes ;
Demander au Prestataire de supprimer les données personnelles du Client, ou d’en limiter l’utilisation faites par le Prestataire ;
Retirer son consentement autorisant le Prestataire à traiter ses données personnelles (dans la mesure où ce traitement est assujetti à un consentement) ;
Dans la mesure prescrite par la loi ou un règlement applicable, recevoir une copie des données personnelles transmises au Prestataire, sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par une machine et en vue de les transmettre à une autre partie (dans la mesure où ce traitement est assujetti à un consentement ou un contrat).

11.Sous-traitance

A tout moment, le Prestataire se réserve le droit de sous-traiter totalement ou partiellement le Service ainsi que ses obligations sous le présent Contrat à sa totale discrétion. A cet égard, le Prestataire n’est aucunement tenu d’en informer le Client peu importe les circonstances.

Les sous-traitants du Prestataire, leurs administrateurs et leur personnel (collectivement dénommés les « Tiers immunisés») ne peuvent être soumis à aucune responsabilité ou obligation en vertu du Contrat. Le Client s’engage à introduire des éventuelles réclamations en rapport avec les Services à l’encontre du Prestataire et non à l’encontre des Tiers immunisés. Bien que le Prestataire ait conclu le Contrat en son propre nom, la présente clause a été rédigée en faveur des Tiers immunisés et peut être invoquée par chacun d’eux comme s’ils étaient parties au Contrat.

12.Cession

Le Prestataire peut céder ses droits et obligations à tout moment et à sa propre discrétion. Le Client sera néanmoins notifié de cette cession dans un délai d’un mois avant la cession des obligations et aura la possibilité de résilier le Contrat dans un délai de quinze (15) jours à partir de l’envoi de la notification.

Les droits et obligations du Client en vertu des Conditions Générales ne sauraient être cédés ou transférés sans l’autorisation écrite préalable du Prestataire. Les Conditions Générales ont force obligatoire pour les successeurs ou cessionnaires autorisés du Client.

13.Résiliation

Le Prestataire et le Client pourront chacun mettre fin au Contrat avec effet immédiat en dénonçant celui-ci à l’autre partie par courrier recommandé et copie du courrier recommandé par email lorsque (i) l’autre partie commet une faute grave et ne remédie pas à la situation dans les quatorze (14) jours, (ii) l’autre partie est (visiblement) dans l’impossibilité d’honorer ses dettes ou devient insolvable ou (iii) l’exécution du Contrat (en ce compris l’application des éventuels accords portant sur les honoraires) est susceptible de constituer une violation des règles d’indépendance ou d’une norme ou d’une obligation légale ou réglementaire.

Le Prestataire et le Client pourront chacun mettre fin au Contrat, moyennant un préavis écrit de trente (30) jours à envoyer par email à condition de recevoir une confirmation écrite d’un membre de l’équipe du Prestataire de service. Dans ce dernier cas, une confirmation automatique n’est pas suffisante. Sans accusé de réception, la Partie qui met fin au Contrat devra envoyer un courrier recommandé à l’autre Partie.

Le Client s’engage à payer au Prestataire pour l’ensemble des Services exécutés jusqu’à la date effective de fin du Contrat. Si un budget fixe a été établi pour les Services, le Client s’engage à payer au Prestataire pour les Services exécutés en fonction des tarifs en vigueur à cette date, sans que ce montant ne dépasse le budget fixé. Les honoraires variables resteront exigibles conformément aux dispositions contractuelles. Si des honoraires variables ne peuvent pas être acquittés pour des raisons réglementaires, sauf convention contraire, le Client paiera l’intégralité des honoraires impayés en fonction du temps consacré à l’exécution des Services.

En raison du caractère intuitu personae, le présent Contrat est résolu de plein droit en cas de décès, incapacité ou déconfiture d’une des Parties.

14.Droit de rétractation

Si le client peut être considéré comme un consommateur au sens du Code de la consommation belge, il renonce par la présente à son droit de rétractation afin d’être fourni dans les plus brefs délais suivant la conclusion du Contrat.

15.Indépendance des clauses

Si l’une des clauses du Contrat est ou devient illégale ou est déclarée judiciairement nulle, cette clause doit être considérée comme non écrite, les autres clauses restant en vigueur. Les Parties devront procéder au remplacement de la clause écartée de commun accord, sauf dans les cas prévus par la clause 17 concernant la résiliation du Contrat.

16.Clause force majeure

Aucune des Parties ne pourra être tenue responsable de son retard ou de sa défaillance dans l’exécution de ses obligations contractuelles si ce retard ou cette défaillance sont dus à la survenance d’un évènement échappant à son contrôle, qui ne pouvait pas être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées.

Chaque Partie devra informer l’autre Partie, sans délai par email et par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, de la survenance d’un tel cas lorsqu’elle estime qu’il est de nature à compromettre l’exécution de ses obligations contractuelles.

En cas de survenance d’un tel cas de force majeure, l’exécution du présent contrat sera suspendue jusqu’à disparition, extinction ou cessation du cas de force majeure. Toutefois, si le cas de force majeure perdure au-delà d’un délai de trente jours, les Parties doivent se rapprocher afin de discuter d’une éventuelle modification du Contrat.

Les échéances prévues par le présent Contrat seront automatiquement reportées en fonction de la durée du cas de force majeure.

En l’absence d’un accord des Parties dans un délai de trente jours et si le cas de force majeure perdure, chacune des Parties aura le droit de résoudre le présent contrat de plein droit, sans qu’aucune indemnité ne soit due par l’une ou l’autre des Parties, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’autre Partie.

Cependant, si dès la survenance du cas de force majeure, il apparait que le retard justifie la résolution du présent Contrat, celui-ci pourra être résolu de plein droit et les Parties libérées de leurs obligations.

17.Modification des Conditions Générales

Le Prestataire peut, à tout moment, modifier les Conditions Générales ou y ajouter de nouvelles dispositions. Le Client accepte que le Prestataire lui notifie une telle modification par lettre, email ou par tout autre moyen de communication.

Les modifications ou ajouts des Conditions Générales sont réputés acceptés par le Client si celui-ci ne formule pas d’opposition écrite adressée au Prestataire dans les trente (30) jours suivant l’expédition de l’information concernant les modifications apportées aux Conditions Générales. Dans l’hypothèse où le Client s’oppose à ces modifications et/ou ajouts dans le délai imparti, il a le droit de résilier la relation contractuelle avec effet immédiat.

Le Client accepte que les modifications ou ajouts aux Conditions Générales aient force obligatoire sans notification préalable lorsqu’ils résultent de changements de la législation, de la règlementation ou de la jurisprudence applicable au Service.

18.Droit applicable et juridiction compétente

Le présent Contrat est soumis au droit belge.

Le Contrat et les éventuels litiges y relatifs, qu’ils soient de nature contractuelle ou extra-contractuelle, seront régis par le droit belge et soumis à la compétence exclusive des cours et tribunaux francophone de Bruxelles.

Les Parties s’engagent, conformément à l’article 1725, §1er du Code judiciaire, à entamer, préalablement à l’introduction de toute autre procédure de résolution de conflit, un processus de médiation auprès d’un médiateur agréé.

Le Client confirme avoir pris connaissance des présentes Conditions Générales et particulièrement de la clause 10 concernant l’utilisation de ses données personnelles.